إذا كنت تعمل في شركة أو مدرسة تتطلب منك العمل مع العديد من العملاء أو المشاريع ، فإن نظام الملفات المناسب أمر بالغ الأهمية. هناك عدة طرق لتقديم الأوراق ، ولكن في النهاية يجب أن يعكس نظامك احتياجاتك. أفضل طريقة للتحضير لنظام فعال هي حجز بضعة أيام للعمل فقط في المنظمة.
خطوات
طريقة 1 من 3: التحضير لنظام ملفات جديد
الخطوة الأولى. اجمع كل ما تبذلونه من المواد
تحتاج إلى تجميع جميع أوراقك قبل محاولة إعداد نظام مناسب. اذهب من خلال جميع المواقع التي قد يكون لديك أوراق عمل ووضعها جميعًا في كومة واحدة. اقض بعض الوقت لتتأكد من أنه يمكنك حساب جميع الأعمال النشطة وغير النشطة لديك بشكل صحيح.
- خطط مسبقًا عن طريق إفراغ مساحة على الطاولة للعمل على أوراقك.
- إذا كنت تقوم بتكييف الأعمال الورقية الخاصة بشخص آخر في نظام حفظ جديد ، فقم بإزالة جميع المستندات من النظام الحالي. سيكون من الأفضل لك التعامل مع جميع المستندات والاستعداد لنظام جديد.
الخطوة 2. تصفح جميع المستندات
هذا هو الجزء الصعب من العملية ، ولكنه أيضًا خطوة حاسمة لتصبح منظمًا. افصل بين جميع الملفات بناءً على ماهيتها ، مثل كشوف الحسابات المصرفية وفواتير بطاقات الائتمان ومدفوعات الرهن العقاري. قد يبدو الأمر مملًا ، ولكن راجع كل مستند في كومة التخزين لتحديد ما تعمل به.
- لست بحاجة إلى قراءة كل ورقة ، ولكن ستساعدك قراءة سريعة مختصرة على ذلك.
- تُعد الملاحظات اللاصقة جيدة لتمييز الأوراق المهمة التي تعرف أنك ستحتاج إلى قضاء بعض الوقت فيها.
الخطوة 3. قم بإعداد أكوام
عندما تبدأ في فرز أوراقك ، سيكون من المفيد الاحتفاظ بالأوراق ذات الصلة معًا. يمكنك وضع جميع الأوراق المتعلقة بعميل "Nickelback" في كومة واحدة. مثال آخر هو تجميع عملك بناءً على شهور.
- قد يكون الشعور بالترتيب الزمني مفيدًا لاحتياجاتك في التسجيل.
- حدد الأولويات أثناء الفرز من خلال الأعمال الورقية. عندما ترى أوراقًا ذات أهمية استثنائية ، ضعها أعلى كومة كل منها.
الخطوة 4. قلل ما تراه مناسبًا
كومة أخرى يمكنك إنشاؤها هي كومة القمامة. لست مطالبًا برمي كومة من أوراقك ، لكن يجب عليك فصل الأوراق غير المهمة عن الأكوام الأخرى. يمكنك حتى إنشاء كومة متنوعة حيث يمكن أن تذهب الأوراق العشوائية.
إذا كنت متأكدًا بنسبة 100٪ أنك لست بحاجة إلى بعض الأعمال الورقية ولا يمكنك رسم رابط صالح لمستند آخر ، فتجاهلها. تحقق مع رؤسائك إذا كان مسموحًا لك رمي أي شيء قبل المتابعة بشيء ما
الخطوة 5. استخدم مجلدات مانيلا
اجعل الأشياء بسيطة لنفسك باستخدام مجلدات مانيلا الرخيصة. لن يضر هذا بأموالك وسيسمح لك بتنفيذ أي نظام حفظ تريده. يمكنك الحصول على حزمة من مجلدات مانيلا من أي متجر مستلزمات مكتبية.
الخطوة 6. نقل الأكوام الخاصة بك
استخدم الأكوام التي أنشأتها مسبقًا لتكون بمثابة دليل لمجلداتك. تأكد من تنظيم محتويات كل مجلد أيضًا. يمكنك إما تنظيم محتويات الملف بناءً على أهمية كل ورقة أو حسب التسلسل الزمني.
- تجنب ترتيب محتويات الملف بناءً على الأبجدية. يعمل التنظيم الأبجدي بشكل أكثر كفاءة لتنظيم مجموعات الملفات.
- ضع مجلدات مانيلا في خزانة الملفات وأنت تملأ المجلدات.
الطريقة 2 من 3: إنشاء نظام مناسب لك
الخطوة 1. استخدم نظام حفظ أبجديًا
يعمل نظام الملفات الأبجدي جيدًا عندما تحتاج إلى استرداد أسماء الأشخاص أو العملاء أو المؤلفين أو أسماء الأفلام أو الكتب أو ما إلى ذلك ، شريطة استخدام مصطلحات يسهل استردادها ، غالبًا ما يكون نظام الملفات الأبجدي هو أسهل نظام للاستخدام.
- أفضل طريقة لتقديم الملفات واستردادها هي عن طريق تسمية كل ملف. تحتوي مجلدات مانيلا على علامة تبويب إضافية مصممة لتسمية الملفات التي ستجعل عملية الاسترجاع أسهل.
- إذا كنت تتعامل مع العملاء ، فمن الأفضل الترتيب الأبجدي بالاسم الأخير.
- إذا كان لديك الكثير من الملفات ، ففكر في إنشاء أقسام للرسائل لمساعدتك على التنظيم. فواصل الأقسام كبيرة وتحتوي ببساطة على حرف واحد. يمكنك أيضًا تقسيم الأحرف في أزواج مثل "A-D" أو "F-K".
الخطوة 2. استخدم ترتيبًا موضعيًا
عندما تعمل أو تدرس في مجموعة متنوعة من مجالات الموضوعات ، يمكن أن يكون ترتيب الموضوع أو الموضوع طريقة مفيدة للغاية لاسترداد المعلومات. على سبيل المثال ، إذا كنت تدرس القانون ، فقد يكون لديك عناوين موضوعية للعقد ، والقانون الدستوري ، والأضرار ، والقانون الإداري ، والقانون الدولي ، إلخ.
- أفضل طريقة لتنظيم المعلومات الموضعية هي من خلال فواصل الأقسام. قم بتسمية فواصل الأقسام الخاصة بك بناءً على المحتويات ، مثل "قانون الإدارة".
- يعمل هذا النظام بشكل أفضل إذا كان لديك عدة مواضيع مختلفة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتم تركك مع فاصل واحد أو اثنين وليس الكثير من النظام المنظم.
الخطوة 3. جرب حفظ الملفات الرقمي
يعتبر هذا النوع من نظام الملفات مثاليًا للملفات التي تحتوي على تواريخ أو أرقام. على سبيل المثال ، إذا كان لديك فواتير وإيصالات وأحداث مؤرخة وما إلى ذلك ، يمكن للنظام العددي أن يسهل تحديد الموقع مرة أخرى. يمكنك أيضًا التفكير في تسمية الشهر والسنة لهذا الخيار. بالنسبة لأولئك الذين يعملون في بيئة تستخدم الترقيم للأوراق مثل الملفات الطبية والوثائق التشريعية وقضايا المحاكم وما إلى ذلك ، يعد الترقيم طريقة استرجاع مفيدة.
- استخدم هذا النظام فقط إذا كنت مرتاحًا لعرض عدة أرقام ويمكنك استرداد المعلومات من هذه الأرقام.
- ضع علامة في علامات تبويب الملفات على الأرقام أو التواريخ وقم بتنظيمها بناءً على القيمة المرقمة. ابدأ بالرقم "1" واجعل الأرقام التالية تزيد من القيمة.
- إذا كنت تقدم ملفات بالأشهر ، فابدأ بشهر يناير وانتقل بالترتيب حتى ديسمبر. ستستفيد من فواصل الأقسام لكل شهر.
الخطوة 4. استخدم الترميز اللوني
يعد هذا أمرًا رائعًا للتسجيل الإبداعي وهو فعال بشكل خاص لمن لديهم استدعاء بصري جيد. يمكن أن يساعد في إحالة الموضوعات المختلفة بناءً على الترميز اللوني. يمكنك تلوين أي من الأساليب المذكورة أعلاه للإيداع. يمكنك أيضًا استخدام مجموعة من أنظمة التنظيم عن طريق إقران رموز الألوان بنظام آخر.
- من أسهل الطرق لإضافة اللون إلى طريقة التعبئة التي اعتدتها هي استخدام أقلام التظليل. يمكنك شراء مجموعة متنوعة من أقلام التظليل من أي متجر للوازم المكتبية.
- هناك طريقة أخرى لتنفيذ الترميز اللوني وهي استخدام مجموعة متنوعة من المجلدات الملونة.
الخطوة 5. استخدم نظام التردد
يعمل هذا بشكل جيد مع العناصر التي تستخدمها طوال الوقت ، ولكن لا ينبغي أن يكون نظامًا مستقلاً. يحتاج إلى تغذية نظام آخر ، على سبيل المثال النظام الأبجدي. أضف المعلومات المستخدمة بشكل متكرر إلى مساحة مجمعة في منطقة الملفات الخاصة بك بحيث يمكن استرجاعها بسرعة ، كما هو الحال في الجزء الأمامي من درج خزانة الملفات.
ستحتاج إلى توخي الحذر لأنك لا تصبح غير منظم باستخدام هذا النظام. الحفاظ على المشروع الذي تعمل عليه حاليًا في المقدمة ، لن يضمن دائمًا مؤسسة فعالة
طريقة 3 من 3: الاحتفاظ بنظام منظم
الخطوة 1. تقديم الأوراق على الفور
تتمثل إحدى طرق ضمان تشغيل نظام الملفات بكفاءة في حفظ الورق أثناء معالجته. لن يعمل نظام الملفات إذا قمت بتأجيل حفظ الأوراق. إن التعود على عادة حفظ الأوراق سيساعد أيضًا في إنتاجيتك وسير عملك.
الخطوة 2. تحديث مساحتك باستمرار
كل شهرين يجب أن تمر عبر نظام الملفات الخاص بك وتقوم بمسح قصير. لست مطالبًا بمراجعة جميع أوراقك كما فعلت في التنظيم الأولي. تحقق من جميع الملفات وتأكد من تنظيم كل شيء وفي المكان المناسب.
بعد الأشهر القليلة الأولى ، يمكنك أيضًا التفكير فيما إذا كان النظام الذي تختاره يعمل من أجلك
الخطوة 3. نظف المساحة الخاصة بك
يجب أن تقوم بتنظيف أكبر لمساحة عملك مرة واحدة في السنة. قد يكون لديك بعض الملفات التي تستخدمها بانتظام ، ولكن يجب أن تتصفح الآن الملفات الأخرى التي تستخدمها بشكل أقل. افتح الملفات التي تستخدمها بشكل أقل واقرأ جميع المستندات الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان هناك أي أعمال ورقية غير ضرورية.
أخرج جميع الملفات وامسح خزانة الملفات بقطعة قماش مبللة لإزالة الغبار المتراكم
نصائح
- يمكن أن تنطبق هذه المبادئ أيضًا على أجهزة الكمبيوتر أو مجموعات حفظ الملفات الإلكترونية الأخرى.
- استخدم فهرسًا للملفات غير المرتبة أبجديًا. يجب أن يتم ترتيب ذلك أبجديًا بحيث يمكنك تحديد موقع ملفاتك بسرعة في كلتا الحالتين. ضع هذا الفهرس في مقدمة الملف.
- ابدأ بتطهير أكوام الأوراق وفرزها واستخدم الملاحظات اللاصقة للفرز إلى فئات ، ثم إلى فئات فرعية.
- من المفيد أن يكون لديك ملف متنوع للعناصر التي لا تتناسب بشكل جيد مع أي مكان آخر.
