قد يكون تنظيم خزانة الملفات أمرًا صعبًا ، سواء كانت خزانة منزلية مليئة بالفواتير المدفوعة والمعلومات الضريبية أو خزانة عمل مليئة بالمشاريع والفواتير المكتملة. قم بتنظيم خزانة الملفات الخاصة بك عن طريق التخلص من الملفات القديمة ، وإيجاد نظام ملفات يناسبك ، وصيانته باستمرار.
خطوات
جزء 1 من 4: تطهير المستندات القديمة
الخطوة 1. قم بشراء خزانة ملفات إذا لم يكن لديك واحدة
ابحث عن خزانة جيدة النوعية ذات حجم مناسب لمنزلك أو مكتبك في حدود ميزانيتك. ضع في اعتبارك خزانة مقاومة للحريق ومقاومة للماء ، في حالة حدوث أي كوارث طبيعية قد تضرب منزلك. توجد حزمة من هذه الخزانات في المتاجر المحلية ومحلات الأثاث ومحلات النجارة ومراكز التسوق.
الخطوة 2. ابدأ في استعراض ملفاتك
ضع جانبًا أي شيء من الواضح أنه قديم أو غير ضروري. اجلس جانبا:
- إيصالات المنتجات التي لم تعد تملكها.
- بريد غير هام
- الفواتير القديمة للخدمات التي لم تعد تستخدمها
- رسائل عمل من وظيفة قديمة
- طوابع لم تعد بحاجة إليها
الخطوة 3. لا تخف من التخلص من الأشياء
بينما من الواضح أن بعض المستندات مثل شهادات الميلاد والمعلومات الضريبية مهمة ، فقد يكون هناك بريد غير هام أو إيصالات قديمة تبدو مهمة ولكنها ليست كذلك في الحقيقة. فكر في كل مستند عند اتخاذ قرارك ، وفكر فيما إذا كان من الممكن أن يكون مفيدًا بالفعل في المستقبل. إذا لم تفوتها إذا اختفت لمدة عام ، فمن المحتمل أن تتخلص منها.
الخطوة 4. كن حذرًا عند التخلص من الأشياء في العمل
تأكد من أن تسأل المشرفين قبل أن تتخلص من أي شيء ، فقد يكون أكثر أهمية مما تعتقد. قد يكون لشركتك أيضًا سياسات حول المدة التي يجب الاحتفاظ فيها بالأشياء وكيفية التخلص منها.
الخطوة 5. حدد الأشياء التي يجب الاحتفاظ بها
سيعتمد هذا بشكل عام على مدى حداثتها أو مدى فائدتها. استخدم السرية وفكر فيما إذا كانت المستندات ستكون مفيدة أو ضرورية في المستقبل. إذا كانت مهمة حقًا ، فاحتفظ بها. للحصول على المعلومات الضريبية وسجلات التأمين والمستندات الحيوية ، احتفظ بها للفترات الزمنية التالية:
- احتفظ بمعلومات الإقرار الضريبي لمدة 7 سنوات ، بالإضافة إلى أي إيصالات للعناصر التي قمت بخصمها من ضرائبك. يمكن لـ IRS تدقيق أي عائد يصل إلى 6 سنوات بعد تقديم ضرائبك.
- الاحتفاظ بسجلات التأمين وبيانات الرهن العقاري وإثبات التبرعات الخيرية لمدة تصل إلى ثلاث سنوات.
- تأكد من الاحتفاظ بوثائق مهمة جدًا مثل شهادات الميلاد والزواج وبطاقات الضمان الاجتماعي والعناوين والسندات وجوازات السفر. احتفظ بها بأمان ولا تتخلص منها أبدًا.
الخطوة 6. قم بتمزيق كل مستند قمت بوضعه جانبًا
قد يؤدي التخلص من المستندات غير الممزقة إلى ترك معلوماتك الشخصية مكشوفة لأي شخص يراها. حتى إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان المستند حساسًا ، فمن الأفضل تمزيقه لأنه قد يحتوي على عناوين أو تواريخ ميلاد أو معلومات أخرى.
الخطوة 7. تمزيق أو إتلاف الوسائط الرقمية أيضًا
ستشهد العديد من المدن والشركات أيامًا ممزقة حيث يمكن للسكان المحليين أو الموظفين إحضار أقراص مرنة قديمة أو أقراص مضغوطة أو محركات أقراص صلبة لتدميرها. سوف يتأكدون من أنه تم بشكل صحيح.
جزء 2 من 4: تنظيم مستنداتك المهمة
الخطوة 1. ابدأ في تنظيم الملفات المتبقية
انتقل إلى مكتب أو طاولة كبيرة وقم بتنظيم الأوراق في أكوام منطقية ومعقولة بالنسبة لك. ستصبح هذه ملفاتك الفردية. اصنع أكوامًا تساعدك في العثور على ما تبحث عنه بالضبط. ضع في اعتبارك فئات للخزائن المنزلية مثل:
- خدمات
- آلي
- طبي
- حيوان أليف
- عمل
- الصفحة الرئيسية
- الضرائب
- المالية
الخطوة 2. اسأل زملاء العمل للحصول على المشورة حول خزائن العمل
قد تكون هناك اتفاقيات شركة محددة لتنظيم الأوراق في مكان عملك. إذا لم يكن كذلك ، فقم بالملف بترتيب زمني أو أبجدي. اسأل زملاء العمل المرتبين عن الأنظمة التي تناسبهم بشكل أفضل.
الخطوة 3. اجعل الفئات الخاصة بك بسيطة
كلما حصلت على معلومات أكثر تحديدًا ، ستحصل على المزيد من الملفات ، مما يعني المزيد من الفوضى في خزانتك. اجعل ملفاتك الرئيسية أكثر عمومية ، ثم نظم المستندات داخلها.
الخطوة 4. قرر ما إذا كنت تريد التنظيم بالاسم أو التاريخ
بمجرد أن تقوم بفرز كل ورقة في الكومة الصحيحة ، ابدأ في تنظيمها بطريقة تسهل العثور عليها.
- بالنسبة للقوائم الأبجدية ، مثل العلامات التجارية في الإيصالات ، ضع العناصر التي تبدأ بالحرف A في أعلى المجموعة ، مع العمل وصولاً إلى Z.
- بالنسبة إلى الإيداعات الزمنية ، مثل تواريخ الإقرارات الضريبية ، ضع أحدث المستندات في الجزء العلوي من المجموعة ، واعمل على المستندات الأقدم في الأسفل.
الخطوة 5. ضع كل من مكدساتك في مجلد
ضع الأوراق بحيث يكون المستند الموجود أعلى الحزمة في مقدمة المجلد. سيؤدي هذا إلى الاحتفاظ بالمستندات بنفس الترتيب الذي نظمتها به.
جزء 3 من 4: تسهيل البحث عن الملفات
الخطوة الأولى. قم بتسمية كل مجلد بوضوح
تأكد من أن الكتابة الموجودة على علامة التبويب كبيرة وسهلة القراءة ومفهومة لك وللآخرين في مكتبك أو عائلتك. استخدم صانع الملصقات لمزيد من الوضوح.
الخطوة 2. دع كل درج يحمل فئته الخاصة به ، وقم بتسميته بوضوح أيضًا
قسّم ملفاتك بين الأدراج بطرق تناسبك ، بحيث يحتوي كل درج على فئة مميزة. يجب أن تحتوي كل فئة على ملفات ذات صلة ، والتي ستساعدك في العثور على الأشياء بسهولة أكبر.
- قد يتم وضع المعلومات المالية مثل المستندات الضريبية وملفات الاستثمار وبيانات الرهن العقاري في درج واحد.
- قد يتم وضع المستندات الشخصية مثل شهادات الميلاد وجوازات السفر والسجلات الطبية في درج آخر.
- قد يتم إدخال كتيبات التعليمات الخاصة بالعناصر المختلفة في مكان آخر.
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك استخدام المجلدات الملونة
إذا قمت بتثبيت اللون المقابل في الذاكرة ، فسيكون من السهل العثور على أوراقك. إذا كان لديك بالفعل مجلدات مانيلا ، فأضف لونًا إليها باستخدام أدوات تمييز أو علامات ملونة. يمكن استخدام الملصقات الملونة بمهارة أكثر لنفس الغرض.
الخطوة 4. استخدم نظام الألوان الخاص بك لإنشاء فئات فرعية داخل الأدراج الخاصة بك
يمكن تقسيم درج المواد الإعلامية ، على سبيل المثال ، إلى مجلدات مثل "أدلة الإلكترونيات" و "أدلة أداة الطاقة" و "كتيبات إمداد التنظيف".
الخطوة 5. غيّر نظامك إذا كان لا معنى له
بعد شهر أو شهرين من الاستخدام ، لا تخف من تغيير الأشياء التي لا تعمل من أجلك. انقل الملفات المختلفة إلى المقدمة ، أو قسّم الفئات التي يصعب التمييز بينها. تذكر أن خزانة الملفات الخاصة بك هي نظام مناسب لك ، ويجب أن تتوافق مع تدفق عملك.
جزء 4 من 4: الحفاظ على المنظمة
الخطوة 1. كن استباقيًا للبقاء منظمًا
انتبه على الفور إلى البريد والمستندات فور وصولها ، وبمجرد أن تتعامل معها ، قم بتقديمها على الفور.
الخطوة الثانية. قم بإعداد صندوق الوارد في منزلك أو مكتبك
ابحث في بريدك الوارد مرة واحدة في اليوم. لن تفقد أي شيء بهذه الطريقة ولن تتراكم. لن يبدو التقديم كأنه عمل روتيني يتم إجراؤه قليلاً في كل مرة.
الخطوة 3. أعد تنظيم الخزانة الخاصة بك كثيرًا
يوصى بإعادة التنظيم سنويًا ، ويمكنك حتى تنظيفها كل ثلاثة أشهر إذا كان لديك عدد كبير من الملفات. المصدر الرئيسي للفوضى في خزائن الملفات هو المستندات القديمة التي لم تعد بحاجة إليها ، لذا قم بتطهير الأشياء القديمة وتمزيقها حسب الضرورة.
الخطوة 4. فكر في تحويل بعض ملفاتك إلى وسائط رقمية
كلما زاد عدد المستندات التي يمكنك الاحتفاظ بها بتنسيق رقمي ، قل الفوضى المادية التي لديك في خزانة الملفات. يتضمن المرشحون الجيدون للمسح الإيصالات أو إثباتات التبرع أو كشوف الحسابات المصرفية. قد يكون البعض متاحًا عبر الإنترنت بالفعل.
الخطوة 5. قم بعمل مستند رئيسي
في المستند ، اشرح كيف يعمل نظام الملفات وأين توجد الأشياء. في حالة حدوث مشكلة طارئة أو غير متوقعة ، قد يحتاج الآخرون إلى معرفة كيفية البحث عن ملفاتك.
نصائح
- احتفظ بخزائن الملفات مغلقة إذا كان لديك أطفال فضوليون أو أفراد من العائلة متطفلين.
- إذا كانت لديك مشكلة في فتح القفل ، فراجع كيفية اختيار قفل خزانة الملفات.
- قم بتخزين المستندات الحساسة للغاية مثل شهادات الميلاد أو سندات الملكية في صندوق ودائع آمن أو حافظة مستندات مقاومة للحريق إذا كنت قلقًا من أن خزانة الملفات ليست آمنة بما فيه الكفاية.
تحذيرات
- إذا كنت تعيش في منطقة معرضة للزلازل ، فقم بتثبيت الخزانات بجدار ثابت. هذا سيمنعهم من السقوط على شخص أو سد الباب أثناء حدث زلزالي.
- قم بتحميل ملفاتك بعناية. إذا امتلأ الدرج العلوي وكانت الأدراج الموجودة تحته فارغة ، فقد تنقلب.
